Conditions générales d'utilisation et de service

1. Objet et champ d’application

Ces conditions encadrent l’abonnement à MedBot et l’utilisation de MedBot Pro.

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l’accès et l’utilisation du service MedBot (le « Service ») fourni par Nexum Technologies, société par actions simplifiée au capital de 1 100 euros, RCS Marseille 921 532 453, 28 boulevard National, 13001 Marseille (« Nexum Technologies »), à ses clients professionnels.

Le Service est réservé aux professionnels de santé et aux structures d’exercice (cabinets, centres, maisons de santé, centres d’imagerie), agissant dans le cadre de leur activité professionnelle (le « Cabinet »). Il n’est pas destiné aux consommateurs.

Les Conditions s’appliquent avec le devis ou le bon de commande accepté par le Cabinet et, le cas échéant, avec le contrat particulier signé entre les parties. En cas de contradiction, le contrat particulier prévaut, puis le devis ou bon de commande, puis les présentes Conditions.

2. Définitions

Les mots qui reviennent dans ce document.

• Service : le standard vocal MedBot et l’ensemble des fonctionnalités associées décrites à l’article 4.
• MedBot Pro : le tableau de bord web par lequel le Cabinet configure et pilote le Service.
• Utilisateur : toute personne habilitée par le Cabinet à accéder à MedBot Pro (praticien, secrétaire, assistant).
• Patient : toute personne qui contacte le Cabinet ou est contactée par lui au moyen du Service.
• Données Patients : les données personnelles des Patients traitées par le Service pour le compte du Cabinet.

3. Accès au Service et comptes

Chaque Utilisateur a son compte ; le Cabinet en gère les droits.

Le Cabinet crée ou fait créer les comptes de ses Utilisateurs dans MedBot Pro et leur attribue des droits. Chaque compte est personnel. Le Cabinet veille à ce que les identifiants restent confidentiels, retire sans délai l’accès d’un Utilisateur qui quitte le Cabinet et signale à Nexum Technologies toute utilisation non autorisée dont il aurait connaissance.

La mise en service comprend le paramétrage des lignes et des renvois d’appel, des motifs et règles de rendez-vous et des connecteurs choisis par le Cabinet. Nexum Technologies accompagne le Cabinet dans cette étape.

4. Description du Service

Ce que MedBot fait pour le Cabinet, jour et nuit.

Selon la formule souscrite, le Service comprend notamment :

• le standard vocal, qui répond aux appels du Cabinet 24 h/24, comprend la demande du Patient et l’oriente selon les règles du Cabinet, y compris sur plusieurs lignes et plusieurs numéros de renvoi ;
• la gestion des rendez-vous dans l’agenda du Cabinet : Doctolib, agenda personnalisé ou autre agenda connecté ; la fenêtre de réservation protège le créneau pendant l’appel pour éviter les doubles réservations ; l’inscription automatique des nouveaux patients ;
• les messages aux Patients, sur WhatsApp en priorité et par SMS en repli : confirmations, rappels, informations pratiques avant le rendez-vous (code d’accès, accessibilité, documents à apporter), campagnes de rappel, demandes d’avis, chat connecté ;
• la messagerie vocale, avec transcription des messages et classement par importance ;
• MedBot Pro, pour rappeler les Patients, écouter les messages, valider les messages préparés, envoyer des notifications, suivre l’activité de chaque membre du Cabinet, consulter des statistiques et modifier la configuration, y compris au moyen d’un configurateur conversationnel ;
• les intégrations activées par le Cabinet : téléphonie, agendas, messageries, Slack, laboratoires, systèmes internes du Cabinet ;
• le parcours patient NexumPharma, lorsque le Cabinet l’active : transmission de l’ordonnance par le Patient à la pharmacie de son choix, livraison et coursier, et informations utiles remontées au praticien.

Le Service évolue : Nexum Technologies peut l’améliorer ou en modifier les fonctionnalités, sans réduire de manière substantielle les fonctionnalités essentielles souscrites par le Cabinet.

5. Ce que MedBot ne fait pas

MedBot n’est ni un médecin ni un service d’urgence.

Le Service est un outil d’accueil et d’organisation. Il ne donne aucun avis médical, ne pose aucun diagnostic, ne réalise aucun tri médical et ne prend pas en charge les urgences. Toute question de santé est transmise à l’équipe du Cabinet. Le Cabinet configure le Service de façon que les Patients en situation d’urgence soient invités à appeler le 15 (SAMU) ou le 112.

Les décisions médicales, la gestion du dossier médical et la relation de soins restent entièrement sous la responsabilité des praticiens.

6. Obligations du Cabinet

Le Cabinet fournit une configuration exacte et utilise le Service conformément à la loi.

Le Cabinet s’engage à :

• fournir des informations exactes et à jour pour la configuration (horaires, motifs, praticiens, consignes, informations pratiques) et à vérifier les réponses et messages qu’il valide ;
• utiliser le Service conformément aux lois et règlements applicables, notamment au code de déontologie de sa profession, au RGPD et aux règles relatives à la prospection et aux communications électroniques ;
• informer ses Patients de l’utilisation du Service, en particulier lorsque les appels sont enregistrés ou transcrits, et respecter leurs droits ;
• disposer des droits nécessaires sur les outils tiers qu’il connecte (agenda, messagerie, téléphonie) et respecter leurs conditions d’utilisation ;
• ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité du Service ni l’utiliser à des fins illicites.

7. Obligations de Nexum Technologies

Fournir le Service avec soin, le maintenir disponible et accompagner le Cabinet.

Nexum Technologies s’engage à fournir le Service avec diligence, selon les règles de l’art, au titre d’une obligation de moyens. Elle met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la continuité du Service, sous réserve des opérations de maintenance, des interruptions des réseaux de télécommunication et des services tiers (opérateurs, messageries, agendas) qui ne dépendent pas d’elle.

Le Cabinet bénéficie d’un support pour l’utilisation et le paramétrage du Service ; ses modalités (canaux, horaires, délais) sont précisées dans le devis ou le contrat particulier.

8. Protection des données

Nexum Technologies traite les Données Patients pour le compte du Cabinet, en hébergement certifié HDS.

Pour les Données Patients, le Cabinet est responsable du traitement et Nexum Technologies agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Les parties concluent un contrat de sous-traitance qui précise notamment l’objet, la durée, la nature et la finalité des traitements, les catégories de données, les durées de conservation, les sous-traitants ultérieurs et les mesures de sécurité.

Les données de santé sont hébergées chez un hébergeur certifié HDS, conformément à l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique. Le détail des traitements figure dans la Politique de confidentialité.

À la fin du contrat, Nexum Technologies restitue les Données Patients au Cabinet ou les supprime, selon le choix du Cabinet, sous réserve des obligations légales de conservation.

9. Prix et paiement

Un abonnement mensuel, réglé par carte ou prélèvement SEPA.

Le Service est fourni sous forme d’abonnement mensuel. Son prix, la formule souscrite et les éventuels frais de mise en service figurent dans le devis ou le bon de commande accepté par le Cabinet.

Le paiement s’effectue par carte bancaire ou par prélèvement SEPA, au moyen d’un prestataire de paiement. Les factures sont mises à disposition du Cabinet dans MedBot Pro.

En cas de retard de paiement, des pénalités de retard au taux prévu par l’article L. 441-10 du Code de commerce et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros sont dues de plein droit. Après relance restée sans effet, Nexum Technologies peut suspendre le Service dans les conditions de l’article 11.

Nexum Technologies peut faire évoluer ses prix ; tout changement est notifié au Cabinet au moins trente jours avant son entrée en vigueur, et le Cabinet peut alors résilier son abonnement avant cette date.

10. Durée et résiliation

Un abonnement sans engagement au-delà de la période en cours, sauf mention contraire.

L’abonnement prend effet à la date indiquée dans le devis ou le bon de commande. Sauf durée d’engagement prévue au devis ou au contrat particulier [à confirmer], il se renouvelle chaque mois et peut être résilié par chaque partie, par écrit (e-mail compris), avec effet à la fin de la période mensuelle en cours.

Chaque partie peut résilier le contrat de plein droit en cas de manquement grave de l’autre partie, non corrigé dans les trente jours suivant une mise en demeure.

À la fin du contrat, l’accès à MedBot Pro est fermé, les renvois d’appel vers MedBot sont désactivés avec le Cabinet et les données sont traitées conformément à l’article 8.

11. Suspension

En cas de risque pour la sécurité ou d’impayé persistant.

Nexum Technologies peut suspendre tout ou partie du Service, après en avoir informé le Cabinet sauf urgence : en cas d’atteinte à la sécurité du Service, d’utilisation manifestement illicite, ou d’impayé persistant après relance. Le Service est rétabli dès que la cause de la suspension a disparu.

12. Responsabilité

Chacun répond de ce qui relève de lui.

Nexum Technologies est responsable des dommages directs causés par un manquement prouvé à ses obligations. Elle ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, ni des conséquences d’une configuration inexacte, d’une décision médicale, ou d’une défaillance d’un service tiers (opérateur, messagerie, agenda) qui ne dépend pas d’elle.

Sauf faute lourde ou dolosive, et sauf en cas de dommage corporel, la responsabilité totale de Nexum Technologies au titre du contrat est limitée au montant des sommes payées par le Cabinet au cours des douze mois précédant le fait générateur.

13. Propriété intellectuelle

Le logiciel reste à Nexum Technologies ; les données restent au Cabinet.

Le Service, MedBot Pro, leurs logiciels, interfaces, contenus et marques sont et restent la propriété de Nexum Technologies. Le Cabinet bénéficie d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible pendant la durée de son abonnement.

Le Cabinet reste propriétaire de ses données et de celles de ses Patients, qu’il peut récupérer selon l’article 8.

14. Confidentialité

Ce qui est échangé entre les parties reste entre elles.

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre partie dans le cadre du contrat, pendant sa durée et pendant trois ans après sa fin, sauf obligation légale de communication.

15. Force majeure

Ni l’une ni l’autre partie ne répond d’un événement de force majeure.

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’événement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

16. Modification des Conditions

Le Cabinet est prévenu à l’avance.

Nexum Technologies peut modifier les présentes Conditions. Les modifications sont notifiées au Cabinet au moins trente jours avant leur entrée en vigueur ; le Cabinet qui les refuse peut résilier son abonnement avant cette date.

17. Droit applicable et litiges

Le droit français s’applique ; une solution amiable est recherchée d’abord.

Les présentes Conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant le tribunal compétent [à confirmer].